Hvis du aldrig har deltaget i et bestyrelsesmøde, har du sikkert en række spørgsmål til, hvad der foregår på disse møder. At være involveret i en bestyrelse og deraf også bestyrelsesmøder, som er en af de vigtigste elementer i en virksomheds organisation, kan være en anelse angstprovokerende – særligt hvis man ikke har den store erfaring inden for feltet.
Men med lidt research og forberedelse kan man positionere sig selv stærkt og bidrage aktivt fra start af.
Vi går her igennem de områder, du skal være opmærksom på, når du står over for det første bestyrelsesmøde.
Hvad er formålet med bestyrelsesmøder?
Bestyrelsesmøderne er væsentlige for en organisations drift, særligt i de tilfælde, hvor bestyrelsen er den øverste myndighed i virksomheden. Kogt ned, gennemgår bestyrelsen løbende virksomhedens præstationer, lægger den fremtidige strategi, vejleder virksomhedens ledelse samt træffer de afgørende beslutninger vedrørende virksomhedens politiker og retning.
Hvor afholdes bestyrelsesmøderne?
Lokationen for bestyrelsesmødet afhænger af virksomhedens størrelse. Større virksomheder har sædvanligvis eget bestyrelseslokale, mens mindre virksomheders bestyrelse i visse tilfælde mødes på eksterne lokationer, eksempelvis i konferencelokaler.
Særligt siden 2020, hvor coronapandemien brød igennem, er flere bestyrelser begyndt at mødes virtuelt. Det er forventeligt, at vi i fremtiden vil se flere og flere bestyrelsesmøder afholdt online, da det er en bekvemmelig løsning, der tillader bestyrelsesmedlemmerne at “mødes”, uafhængigt af deres fysiske placering.
Hvor ofte, der skal afholdes bestyrelsesmøde, afhænger igen af virksomheden. Mange virksomheder holder som udgangspunkt fire årlige bestyrelsesmøder. Udslagsgivende for antallet af bestyrelsesmøder er reelt set, hvilke og hvor mange udfordringer den pågældende virksomhed står over for. Ved krisetider kan det eksempelvis være nødvendigt med flere bestyrelsesmøder.
Den rette forberedelse
Som medlem af en bestyrelse skal man sørge for at gennemgå den pågældende dagorden og det medfølgende mødemateriale.
Dato og tidspunkt for bestyrelsesmødet skal varsles på forhånd, og her vil dagsorden og andet relevant materiale som udgangspunkt medfølge, så deltagerne har indsigt i, hvad der skal diskuteres og hvilke beslutninger, der skal træffes.
Det er ikke unaturligt med deciderede informationsdokumenter i forbindelse med bestyrelsesmøder. De kan indeholde detaljerede rapporter og oplysninger, som bestyrelsesmedlemmerne har behov for kendskab og indsigt i for at kunne træffe beslutninger.
Dokumenter og andet materiale er fortroligt, og skal administreres på sikker vis. Tidligere blev alle disse information distribueret fysisk i form af papir, siden gik det over til at være digitalt på mail til nu, hvor der findes online løsninger til sikker distribution.
De forskellige roller
Vi lægger med ud med bestyrelsesformanden. Vedkommende leder mødet og sørger for, at alle øvrige medlemmer deltager aktivt i mødet. Bestyrelsesformanden sikrer desuden, at mødets fokus er koncentreret om de valgte punkter på dagsordenen, og at der under mødet er en sund og produktiv diskussion.
Bestyrelsesformanden skal også på konstruktiv vis håndtere eventuelle konflikter, der kan opstå blandt de øvrige bestyrelsesmedlemmer.
Næstformand
Næstformanden er bestyrelsesformandens stedfortræder, når denne er fraværende. Det er ligeledes næstformanden, der som udgangspunkt, overtager formandsposten, skulle bestyrelsesformanden gå af i utide. Næstformanden skal derfor være velinformeret og have indsigt i organisationens drift og status, så vedkommende, hvis nødvendigt, kan aflaste bestyrelsesformanden.
Bestyrelsesmedlem
Bestyrelsesmedlemmer, medmindre er er tale om medarbejdervalgt bestyrelsesmedlemmer, er ikke ansat i virksomheden og dermed ikke en del af den dagligt drift. Et bestyrelsesmedlems rolle er at sikre, at organisationen styrkes effektivt, samt at bidrage til den fremtidige strategi og varetage organisationens og dets interessenters interesser.
Medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem
Et medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem er ansat i virksomheden. Formålet med medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer er at få indsigt og indflydelse på beslutningerne i bestyrelsen. De medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer deltager i ledelsen på lige fod med de øvrige bestyrelsesmedlemmer.